✅ Auto-Confirmation
✅ Confirmación Automática
Ensure every sign-up receives an automatic response so they know they've been seen.
Asegúrate de que cada registro reciba una respuesta automática para que sepan que fueron vistos.
📝 Log Everything in CCB
📝 Registra Todo en CCB
Every contact attempt, outcome, and note must be recorded in Church Community Builder.
Cada intento de contacto, resultado y nota debe registrarse en Church Community Builder.
⏱️ Time Is Critical
⏱️ El Tiempo Es Crítico
People lose momentum quickly. Follow the timing guidelines for each step closely.
Las personas pierden el impulso rápidamente. Sigue de cerca las pautas de tiempo para cada paso.
🤝 Clear Next Steps
🤝 Próximos Pasos Claros
Never end a conversation without a defined next action for the volunteer.
Nunca termines una conversación sin una próxima acción definida para el voluntario.
Connect & Discover
Conectar y Descubrir
Make the volunteer feel welcomed, build a quick relationship, and understand where their heart is to serve.
Hacer que el voluntario se sienta bienvenido, construir una relación rápida y entender dónde está su corazón para servir.
Reach out within 48 hours of sign-up. After [X] failed attempts, flag for coordinator review.
Comuníquese dentro de las 48 horas del registro. Después de [X] intentos fallidos, marque para revisión.
This is the first human touchpoint after someone expresses interest in joining the Dream Team. The goal is to make them feel welcomed, build a quick relationship, and understand where their heart is to serve. This call sets the tone for their entire volunteer experience.
Este es el primer contacto humano después de que alguien expresa interés en unirse al Dream Team. El objetivo es hacerlos sentir bienvenidos, construir una relación rápida y entender dónde está su corazón para servir. Esta llamada establece el tono para toda su experiencia como voluntario.
- 1Reach out within 48 hours of the sign-up.
- 2Introduce yourself and thank them warmly for their interest in serving.
- 3
Ask open-ended questions to understand their heart:
"What drew you to want to serve?""Are there any areas you feel called to or gifted in?"
- 4Take notes on their availability, interests, and any ministry preferences.
- 5Let them know the next step — they will be connected with a ministry leader.
- 6Log the contact attempt and outcome in CCB and move them to Step 2 if successful.
- 7If no response, attempt again within 48 hours. After [X] attempts, flag for review or archive.
- 1Comuníquese dentro de las 48 horas posteriores al registro.
- 2Preséntese y agradézcales calurosamente su interés en servir.
- 3
Haga preguntas abiertas para entender su corazón:
"¿Qué te motivó a querer servir?""¿Hay alguna área en la que sientas que estás llamado o dotado?"
- 4Tome nota de su disponibilidad, intereses y preferencias de ministerio.
- 5Infórmeles sobre el siguiente paso — serán conectados con un líder de ministerio.
- 6Registre el intento de contacto y el resultado en CCB y muévalos al Paso 2 si fue exitoso.
- 7Si no hay respuesta, intente nuevamente dentro de 48 horas. Después de [X] intentos, marque para revisión o archive.
| Attempt | Intento | Action | Acción | Log in CCB | Registrar en CCB |
|---|---|---|---|---|---|
| Attempt 1Intento 1 | Call or text within 48 hours of sign-up. | Llame o envíe un mensaje dentro de las 48 horas del registro. | ✓ Log attempt | ✓ Registrar intento | |
| Attempt 2Intento 2 | Follow up within 48 hrs of Attempt 1. Try a different method. | Haga seguimiento dentro de 48 hrs del Intento 1. Pruebe un método diferente. | ✓ Log attempt | ✓ Registrar intento | |
| No ContactSin Contacto | After [X] attempts, flag for coordinator review. Do not archive without approval. | Después de [X] intentos, marque para revisión. No archive sin aprobación. | ✓ Flag & note reason | ✓ Marcar y anotar razón |
Meet Your Leader
Conoce a Tu Líder
Connect the volunteer with their ministry leader, cast vision, and land on a clear, concrete next step.
Conectar al voluntario con su líder de ministerio, transmitir visión y llegar a un próximo paso claro y concreto.
Ministry leader reaches out within 72 hours of Step 1 completion. A Sunday post-service meetup is ideal.
El líder del ministerio se comunica dentro de las 72 horas de completado el Paso 1. Una reunión post-servicio dominical es ideal.
This step transitions the prospective volunteer from the general Dream Team coordinator to the specific ministry leader they will be serving under. The goal is to set up a dedicated time for the new volunteer and ministry leader to connect — whether that is a phone call, a text conversation, or meeting in person after one of the Sunday services. This personal introduction helps cast vision for the ministry and ensures the volunteer lands on a clear, concrete next step before the conversation ends.
Este paso transiciona al voluntario prospecto del coordinador general del Dream Team al líder específico del ministerio bajo el cual servirá. El objetivo es establecer un tiempo dedicado para que el nuevo voluntario y el líder del ministerio se conecten — ya sea una llamada telefónica, una conversación por mensaje de texto, o una reunión en persona después de uno de los servicios del domingo. Esta introducción personal ayuda a transmitir la visión del ministerio y asegura que el voluntario tenga un próximo paso claro y concreto antes de que termine la conversación.
- 1Review the notes from Step 1 before the introduction so the ministry leader is informed and the conversation feels warm and personal.
- 2Coordinate a specific time for the volunteer and ministry leader to connect — a post-service meetup on Sunday is a great option when possible.
- 3The ministry leader should reach out or meet within 72 hours of being assigned.
- 4Share a brief vision for the ministry area and what serving looks like week-to-week.
- 5Answer any questions honestly — set clear expectations about commitment and schedule.
- 6End the conversation with a clear next step: first serve date, orientation invite, background check link, etc.
- 7Log the outcome in CCB and update their volunteer status accordingly.
- 8If they are not ready to commit, note the reason and set a follow-up date — do not archive prematurely.
- 1Revise las notas del Paso 1 antes de la introducción para que el líder del ministerio esté informado y la conversación se sienta cálida y personal.
- 2Coordine un tiempo específico para que el voluntario y el líder del ministerio se conecten — una reunión después del servicio del domingo es una excelente opción cuando sea posible.
- 3El líder del ministerio debe comunicarse o reunirse dentro de las 72 horas posteriores a su asignación.
- 4Comparta una breve visión del área del ministerio y cómo es servir semana a semana.
- 5Responda cualquier pregunta con honestidad — establezca expectativas claras sobre el compromiso y el horario.
- 6Termine la conversación con un próximo paso claro: fecha del primer servicio, invitación a orientación, enlace para verificación de antecedentes, etc.
- 7Registre el resultado en CCB y actualice el estado del voluntario según corresponda.
- 8Si no están listos para comprometerse, anote el motivo y establezca una fecha de seguimiento — no archive prematuramente.
Every Step 2 conversation should end with at least one of the following:
Cada conversación del Paso 2 debe terminar con al menos uno de los siguientes:
| Step 1 — Connect & Discover | Paso 1 — Conectar y Descubrir | Step 2 — Meet Your Leader | Paso 2 — Conoce a Tu Líder | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Owner | Responsable | Dream Team Coordinator | Coordinador del Dream Team | Ministry Leader | Líder del Ministerio |
| Timing | Tiempo | Within 48 hours of sign-up | Dentro de las 48 horas del registro | Within 72 hours of Step 1 | Dentro de las 72 horas del Paso 1 |
| CCB Log | Registro CCB | Log attempt, move to Step 2 if successful | Registrar intento, mover al Paso 2 si fue exitoso | Log outcome, update volunteer status | Registrar resultado, actualizar estado del voluntario |
| Key Action | Acción Clave | Gather interests, warm handoff to Step 2 | Reunir intereses, transferencia cálida al Paso 2 | Cast vision, land on a clear next step | Transmitir visión, llegar a un próximo paso claro |